Сколько хранятся трудовые договора

О порядке хранения трудовых договоров

Сколько хранятся трудовые договора

Трудовой договор хранится в личном деле. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела. Личные дела сотрудников храните 75 лет.

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждает руководитель отдела кадров, а если такого подразделения нет, то – руководитель организации. Личные дела сотрудников хранятся в организации в алфавитном порядке. Личные дела по уволенным сотрудникам передаются в архив.

Если архива нет, личные дела уволенных работников оформляют в соответствии с установленными правилами в организации.

Коммерческая организация не обязана формировать дела. Вы можете хранить трудовые договора в этом случае в папках в соответствии с номенклатурой организации. Соответствующий порядок хранение трудовых договоров нужно установить самостоятельно.

Обоснование

Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

1.Как оформить личное дело сотрудника

Формирование личного дела

Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Ситуация: обязана ли организация вести личные дела сотрудников

Нет, не обязана.

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы (подп. 5 п. 1 ст. 44 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.

30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (п. 3.4.

7 Правил, утвержденных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции.

Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

  • внутренняя опись документов дела;
  • личный листок по учету кадров;
  • анкета;
  • дополнение к личному листку по учету кадров;
  • автобиография;
  • заявление о приеме на работу;
  • копия документа, удостоверяющего личность;
  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копия ИНН;
  • должностная инструкция;
  • копии документов об образовании;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • личные заявления работника;
  • трудовой договор;
  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  • аттестационные листы;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • справки о состоянии здоровья;
  • фотографии;
  • лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу.

В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из пунктов 3.5.3 и 3.6.

18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Пример оформления личного дела сотрудника

Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначен бухгалтер В.Н. Зайцева.

Зайцева оформила личное дело главного бухгалтера А.С. Глебовой. Обложка и документы личного дела выглядели так:

Внутренняя опись документов дела

Ситуация: когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела

Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов.

Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит.

Подтверждают такой порядок положения пункта 3.6.17 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу.

Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление.

Хранение личных дел

Личные дела работающих сотрудников храните в отделе кадров. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.

Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 3.6.7 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно (ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

2.Как составить номенклатуру дел в кадровой службе

Что такое номенклатура дел

Номенклатура дел – один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться.

Номенклатура дел разрабатывается для того, чтобы:

  • вести учет дел, заведенных в течение года в организации и в ее структурных подразделениях;
  • формировать дела (обеспечивать порядок при подшивке документов в дела);
  • вести индексацию дел;
  • обеспечить поиск документов.

Порядок составления номенклатуры дел описан в пункте 3.2.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Обычно номенклатура дел составляется в качестве единого документа для всей организации. При этом она включает в себя номенклатуры отдельных подразделений. Например, канцелярии, секретариата, финансового отдела, административного отдела, кадровой службы.

Из статьи журнала «Кадровое дело» № 9, Сентябрь 2014

Кадровое дело: персональные консультации

Да, вы можете хранить в одном кабинете документы на работников из разных организаций. Но для удобства пользования кадровыми документами организовать текущее хранение нужно структурированно.

Если позволяет помещение, то выделите для личных дел работников каждой организации отдельный шкаф. Личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают.

Обложки нумеруют, присваивают порядковый номер делу, соответствующий общему количеству. Ведут личные дела сотрудников каждой организации в алфавитном порядке3.

Из статьи журнала «Кадровое дело» № 2, Февраль 2014

Архивное законодательство: избегаем нарушений в новом году

Личные дела и личные карточки формы № Т-2 уволенных работников, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельную опись. Эти документы вносятся в годовой раздел описи по году увольнения сотрудника, на которого заведено дело, и систематизируются в алфавитном порядке.

Из статьи журнала «Кадровое дело» № 4, Апрель 2010

Альтернатива личному делу, или Как хранить документы сотрудников?

Личное дело – форма для систематизации и хранения информации о работнике, знакомая каждому кадровику.

Во многих компаниях кадровая работа ведется при помощи личных дел, хотя они и не обязательны для коммерческих организаций.

Существуют ли другие, более современные, методы для обеспечения сохранности данных о персонале? Да, существуют, и сегодня мы расскажем об альтернативных способах хранения кадровых документов.

Способы хранения данных о работнике

Многие кадровики по старинке ведут личные дела и не хотят отказываться от них, несмотря на то что это очень трудоемко.

Поскольку единых правил ведения личных дел в коммерческой организации не существует, это порождает многообразие вариантов их оформления в масштабе всей российской кадровой практики.

Однако по своему содержанию личные дела, используемые в различных организациях, как правило, немногим отличаются друг от друга.

Сегодня кадровикам негосударственных организаций предоставлен выбор в вопросе, как систематизировать информацию о работниках.

Практически у всех из них есть возможность пользоваться электронными ресурсами, разработано много полезных и удобных программ, значительно облегчающих процесс обработки персональных данных.

Те документы, которые у работодателя должны быть обязательно, конечно, придется оформлять на бумаге. Но для всех остальных документов это неудобно, да и незачем.

Кроме личных дел, наиболее часто встречаются следующие способы систематизации и хранения персональной информации о работниках: раздельное хранение документов (в папках, сформированных по тематике) и хранение в электронном виде. Краткую характеристику каждого из способов хранения, его основные преимущества и недостатки вы найдете в таблице ниже

Способы систематизации и хранения кадровых документов

ОсобенностиПреимуществаНедостатки
Личное дело
Вся информация о работнике в виде оригиналов и копий документов накапливается в специально сформированной папке– Основная информация о работнике находится в одном месте; – четкость систематизации;– быстрота работы с информацией– Высокая трудоемкость (необходимость в утвержденном регламенте, подшивке документов, описи, периодической сверке и ознакомлении работника, архивировании); – необходимость в дополнительных ресурсах (отдельный кабинет, сейфы, картотеки, архивы); – необходимость в дополнительных навыках исполнителей (знание процедуры работы с личным делом);– риск претензий со стороны проверяющих органов
Раздельное хранение*
Все документы хранятся на бумажных носителях по тематическим папкам в соответствии с номенклатурой организации. Таким образом, все документы сотрудников одного назначения, например: трудовые договоры, карточки формы № Т-2, договоры материальной ответственности, приказы (по видам), складываются в отдельные папки и размещаются там обычно в алфавитном порядке или по регистрационным номерам. Документы анкетно-биографического характера хранятся в картотеке в алфавитном порядке с использованием файла-папки отдельно на каждого сотрудника– Низкие трудозатраты (по сравнению с ведением личных дел); – нет дополнительных требований к квалификации специалиста кадровой службы; – меньший риск претензий со стороны проверяющих органов;– отсутствие дополнительных ресурсов (архив, сейфы и т. п.)– Увеличение времени на сбор и предоставление необходимой информации о работнике; – отсутствие явной структуры хранения информации;– риск для разглашения персональных сведений работников
Хранение на электронных носителях
Вся информация (за исключением обязательных бумажных форм) хранится в электронном виде посредством информационных систем и баз данных– Нет необходимости в других ресурсах; – экономия места и пространства; – высокая скорость обработки информации; – высокая степень защиты от несанкционированного доступа; – возможность неограниченного срока хранения;– отсутствие необходимости работы с архивом;– наиболее прогрессивная и перспективная организация трудового процесса– Необходимость наличия резервной копии базы данных и информационной системы; – предполагается наличие дорогостоящего оборудования и программного обеспечения;– необходимость в достаточно высокой квалификации сотрудника

Из статьи журнала «Кадровое дело» № 6, Июнь 2009

Как работать с личными делами сотрудников?

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/114487-o-poryadke-hraneniya-trudovyh-dogovorov

Трудовые договоры: обязательно регистрировать

Сколько хранятся трудовые договора

«Про регистрацию трудовых договоров в Трудовом кодексе нет ни слова» – могут возразить некоторые неопытные офисные работники, и будут правы лишь отчасти. Практическим опытом делится консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий семинаров Ирина Мурнина.

В Трудовом кодексе Российской Федерации очень подробно описано содержание, сроки, порядок заключения многие другие аспекты трудового договора, важнейшего для взаимоотношений работника и работодателя документа.

Датирование трудового договора

Трудовые договоры оформляются, регистрируются и хранятся кадровой службой организации.

Там, где штатная численность невелика (на практике – не более 100 человек), кадровая работа, как правило, возлагается на главного бухгалтера или секретаря руководителя.

Возложение обязанностей по ведению кадровой работы обязательно оформляется приказом руководителя. Соответственно трудовые договоры ведут и хранят либо кадровики организации, либо уполномоченные на ведение кадровой работы должностные лица.

Дата трудового договора проставляется в его начале, ниже наименования документа — трудовой договор. Обратите особое внимание на эту дату. В соответствии со ст. 68 Трудового кодекса РФ приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. 

Оптимальным считается вариант, когда трудовой договор и приказ о приеме на работу оформляются в первый для работника рабочий день. Договор оформлен, датирован, подписи и печать организации – на месте, казалось бы, можно выдавать на руки работнику (ст. 67).

Но выдавать рано, потому что после оформления трудовой договор необходимо внести в регистрационную форму.

«Про регистрацию трудовых договоров в Трудовом кодексе нет ни слова» – могут возразить мне некоторые неопытные офисные работники, и будут правы лишь отчасти, потому что Трудовой кодекс – это федеральный закон, который не должен и не может детально прописывать очевидные факты.

А нумерация?

Регистрация документа фиксирует факт его создания или поступления в организацию. Допустим, договор оформили, подписали, дату поставили, а номер – нет. То есть документ создали, но этот факт зафиксировали частично. То ли забыли, то ли не захотели: «Зачем нам лишняя бюрократия?».

Ну а дальше в суде может возникнуть проблема доказательства подлинности такого договора, его оформления в установленном законом порядке и в установленные законом сроки.

А закон говорит абсолютно четко: «В письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе» (статья 67 Трудового кодекса Российской Федерации). И виноватым окажется тот, кто этот закон нарушил. 

Все вопросы о нарушении закона в этом случае, суд направит работодателю, а не работнику, потому что работник сам себе трудовой договор не оформляет – это обязанность работодателя. И потом это просто невозможно для работника. Вот и придется работодателю доказывать свою законнопослушность всеми доступными способами, в т.ч. и при помощи регистрации трудовых договоров.

Так что, перед выдачей одного экземпляра (подлинника) трудового договора на руки работнику документ необходимо зарегистрировать в Журнале регистрации трудовых договоров с работниками предприятия. Номер проставляется на всех экземплярах договора, непосредственно после наименования документа «Трудовой договор № 00», либо под наименованием документа:

Трудовой договор

№ 00.

Если регистрация ведется на бумагоносителе, то такой журнал должен иметь пронумерованные страницы, прошит, прошнурован и заверен подписью руководителя и печатью организации.

Для электронной регистрации необходимо предусмотреть отсутствие возможности движения номеров, хотя двигать номера трудовых договоров вроде бы нереально. Ведь один экземпляр хранится у работника.

А с учетом уже уволившихся… Но на практике у нас возможно все, так что лучше подстраховаться.

Форма журнала произвольная, но в нее вносятся все необходимые данные, позволяющие оперативно отыскать документ.

Журнал регистрации трудовых договоров, для примера, может содержать следующие главы:

  • Дата и номер трудового договора Ф.И.О. работника, с которым заключен трудовой договор.
  • Должность, место работы, контактный телефон.
  • Вид работы, (основная, по совместительству).
  • Срок трудового договора.*
  • Наличие испытательного срока (дата начала и окончания).
  • Дата и номер приказа о приеме на работу. 
  • Даты и номера изменений к трудовому договору.   
  • Номер дела, в которое подшит трудовой договор.

* Указать срочный или на неопределенный срок, указать даты начала работы, для срочных трудовых договоров – также дата окончания. 

При необходимости можно дополнить эту таблицу другими графами или исключить лишние, с точки зрения специалиста, позиции.

Номер договора может быть обычным порядковым номером по очередности регистрации, а может быть дополнен цифровым или буквенным обозначением структурного подразделения, в которое принят работник, другими дополнительными кодами, позволяющими оперативно и качественно вести поисковую и информационно-справочную работу с трудовыми договорами.

Один экземпляр – на руки работнику

Трудовой договор составляется, оформляется и подписывается обеими сторонами в двух экземплярах. Для отдельных категорий работников может быть предусмотрено оформление трудового договора и в большем количестве экземпляров (ст. 67 Трудового кодекса РФ).

Подпись представителя работодателя скрепляется печатью организации (для работодателей – юридических лиц), а для работника полностью указываются паспортные данные.

Один экземпляр зарегистрированного трудового договора выдается на руки работнику под расписку на другом экземпляре, который будет храниться у работодателя (См. указанную выше статью Трудового кодекса).

Причем, работник собственноручно и от руки делает запись на подлиннике договора: «Один экземпляр трудового договора от 00.00.

0000 № 00 получен», затем ставит свою подпись, указывает расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату получения своего экземпляра договора.

Работник может также расписаться в получении экземпляра трудового договора в соответствующей графе Журнала регистрации трудовых договоров. Это совершенно не обязательно, законом не регламентировано и отсутствие подписи в журнале (в отличие от подлинника трудового договора) нарушением не является.

Сомнительная экономия

На практике довольно часто трудовой договор оформляется в одном экземпляре, который хранится у работодателя. На руки работнику, в лучшем случае, выдается заверенная копия или просто (без заверения) ксерокопия трудового договора.

Напоминаем, что ксерокопия документом не является, а подобные «нововведения» в целях экономии времени и/или сокрытия от работника непосредственной информации об его работе в данной организации, являются явным нарушением закона, в частности, уже упоминавшейся статьи 67 Трудового кодекса. 

Не надо рассчитывать, что это как-то «сойдет с рук». Дело до суда, может, и не дойдет, но ближайшая проверка выявит это нарушение, обязательно накажет и еще заставит в течение месяца исполнить нарушенную норму закона. Так что «экономия времени и бумаги» на текущем этапе может дать обратные результаты в дальнейшем.

Важно! Письменная форма заключения трудового договора, оформление его в двух экземплярах с последующей выдачей одного экземпляра на руки работнику является обязательной, как по основной работе, так и по совместительству. 

Где и как хранить трудовой договор

Тот экземпляр трудового договора, который остается у работодателя, обычно подшивается в личное дело (для госслужащих), которое хранится в соответствии с ст.

656 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, с указанием сроков хранения 75 лет с последующей сдачей в архив.

Если личные дела работников не ведутся, то трудовые договоры работников формируются в отдельное дело.

В настоящее время в сообществе делопроизводителей и архивистов обсуждается целесообразность сокращения срока хранения кадровых документов до 50 лет. Но даже при таком подходе срок хранения трудовых договоров остается весьма значительным, т.

к эти документы служат доказательной базой при возникновении проблем не только в период работы у конкретного работодателя или непосредственно после увольнения, но в период начисления пенсии по старости, при неправильном заполнении, утрате трудовой книжки. 

При помощи трудовых договоров подтверждают периоды работы, наличие вредных и(или) опасных условий труда и многие другие факторы, влияющие на размер пенсии, которая для всех для нас, как зима для коммунальных служб, наступит совершенно неожиданно, но неотвратимо. 

И.В. Мурнина

консультант по вопросам
делопроизводства, автор и ведущий семинаров

Источник: http://naar.ru/articles/Trudovye-dogovory-objazatelno-registrirovat/

Сроки хранения кадровых документов, Кадровый архив, Личная карточка работника

Сколько хранятся трудовые договора

КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ,КАДРОВЫЙ АРХИВ

Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В статье 85 этого документа содержится понятие персональных данных работника. Это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений.

Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных. Согласно части 2 статьи 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не регламентирован законодательством.

Нужно ли заводить личные дела сотрудников — организация вправе решить самостоятельно. Их можно заводить на всех сотрудников компании либо на отдельные категории (например, на руководящий состав). Оформлять личные дела необходимо в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.

Согласно пункту 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) «личные дела… формируются в течение всего периода работы данного лица в организации».

Личное дело заводят после издания приказа о назначении на должность. Все документы в личном деле подшивают в хронологическом порядке по мере поступления.

Хранят их в сейфе компании и выдают в личное пользование только определенной категории сотрудников, которые имеют доступ к кадровой информации. Изменения в личные дела вносят сотрудники отдела кадров.

Если в организации нет такой должности — бухгалтер.

Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, можно найти в пункте 5 Указа Президента РФ от 01.06.

98 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности».

Несмотря на то что данный документ регламентирует ведение личных дел госслужащих, этот перечень можно использовать и другим компаниям. Как правило, в состав личного дела входят:

— внутренняя опись документов;

— анкета, личный листок по учету кадров;

— резюме (или автобиография);

— копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности;

— справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей);

— копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т. д.;

— трудовой контракт;

— данные аттестаций;

— характеристики;

— план карьерного роста.

Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание». В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела.

Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа.

Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма № Т-1 или Т-1а), а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Это:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— трудовая книжка;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— документы воинского учета (для военнообязанных);

— документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также о дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.

Непрерывный стаж работника рассчитывают на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняют раздел II «Сведения о воинском учете», являются (образец заполнения раздела см. ниже):

— военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;

— удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. производится на основании информации из перечисленных документов.

При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер приказа и его дату.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений об обучающихся сотрудниках, работающих инвалидах и др.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.

Для учета лиц, замещающих государственные должности, применяется личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС), которая ведется вместо формы № Т-2 и имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.

В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой № Т-2) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личную карточку менеджер службы персонала заполняет от руки. Все записи должны быть четкими, без сокращений.

Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре. Хранится она в сейфе в отдельной картотеке. Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником.

Последняя запись производится при увольнении работника и содержит основания и дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.

Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций.

Сроки хранения документов

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.

2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень).

Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.

В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет.

Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив.

Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Сроки хранения кадровых документов

Вид документаСрок хранениядокументов
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказови выписки из них, копии личных документов, характеристики,листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):а) руководителя организации; членов руководящих,исполнительных, контрольных органов организации;работников, имеющих государственные и иные звания,премии, награды, ученые степени и званияб) работниковПостоянно75 лет ЭПК*
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения,не вошедшие в состав личных дел75 лет ЭПК
Личные карточки работников (в том числевременных работников)75 лет ЭПК
Характеристики работников, не имеющих личных дел75 лет ЭПК
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров,заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц,не принятых на работу1 год
Личные документы в подлиннике (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)До востребования**
Документы (справки, докладные и объяснительные записки,копии приказов, выписки из приказов, заявления,командировочные заявления, командировочные удостоверенияи др.), не вошедшие в состав личных дел5 лет

* ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

** Невостребованные — не менее 50 лет.

Источник: https://proektarhiv.ru/kadroviku.html

Срок хранения трудовых договоров уволенных работников

Сколько хранятся трудовые договора

Тактика ведения переговоров с работниками по увольнениям. Больше выпусков на http://chtodelat.tv/Больше информации о КонсультантПлюс http://4dk-consultant.ru Если трудовой договор заключен на определенный срок, то по истечении этого срока он должен быть расторгнут.

Трудовой договор с приказом о приеме на работу. Все случаи увольнения (или, говоря юридическим языком, прекращения трудового договора) приведены в Трудовом Кодексе. Арбитражный суд отказался наказывать организацию за непредоставление проверяющим из ФСС копии трудовой книжки уволенной сотрудницы.

Как я ранее писал о своей проблеме что работодатель не отдает почти месяц трудовую книжку, и не произвел полный расчет со мной до сих пор.

Личное дело уволенного работника формируется по принципу досье и сохраняется в отделе кадров организации до окончания Как заключить трудовой договор с несовершеннолетним работником в 2019 году.

Как сдавать трудовые договора уволенных работников в архив

Трудовой договор с доп соглашениями и карточка Т-2. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя Во время собрания учредители согласовывают срок увольнения генерального директора по собственному желанию.

Прекращение трудового договора оформляется приказом работодателя. Срок хранения трудовых договоров работников, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. Опись трудовых договоров уволенных работников образец.

Разрешено ли сотруднику оставить документ у себя и не передавать руководителю фирмы? Личное дело работника оформляется в течение пяти дней после заключения трудового договора с работником.

Личные дела, трудовые договоры и прочее документы необходимо архивировать.

Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя (ст. 67 ТК РФ). Стараюсь хранить все трудовые договоры, даже старые.

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати Порядок и сроки хранения трудовых книжек регулирует специальный нормативный акт КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ. Работодатель не вправе требовать от работника 2.2.2.

Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел.

Варианты хранения трудовых договоров (контрактов). Глава 8 «Прием, перевод, увольнение работников». Трудовые договоры работников подписываются в двух экземплярах обеими сторонами и регистрируются.

Но не стоит забывать, что ведомственным нормативным актом этот срок может быть изменен. Спасибо за ваш ответ на мои вопросы, но я не все нюансы озвучил.

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел.

Трудовой договор со сторожем образец 2018

Хранение личных дел уволенных сотрудников должно быть организовано не по ФИО сотрудников, а по порядку с учетом дат оформления Регламентированный срок хранения. Срок хранения трудовых договоров ранения 75 лет. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. Возможно, увольняемый сотрудник выдвинет какие-либо встречные требования, например, определенную материальную компенсацию.

  1. Последнее обновление: Январь 2019.
  2. Трудовой договор — Страница 4 из 6
  3. Это для работодателя закон.
  4. Трудовые конфликты — выход есть.
  5. Как хранятся трудовые договоры?
  6. О порядке хранения трудовых договоров
  7. Аудит трудовых отношений.
  8. «Срок хранения» трудового договора
  9. Кадровый вопрос в 2017 | Учебный центр

Бывает, что по различным причинам уволенные работники не приходят за трудовой книжкой. Хранение данного типа документов сопряжено с рядом проблем. Коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры не могут содержать условий, ограничивающих права или снижающих уровень 1.10.

Трудовые договоры могут регистрироваться как отдельно, так и в составе личных дел. Срок хранения — постоянный (ст. 645 ПТУАД). Как формировать на архивное хранение трудовые договоры — по годам? Каков срок хранения трудовых договоров уволенных сотрудников, читайте в этой статье.

Таким образом, срок хранения трудового договора составляет 75 лет. Дело в том, что, как и любую документацию, организация должна хранить и заключенные с работниками трудовые договоры. Каковы сроки хранения приказов по личному составу? Каков порядок хранения работодателем трудовых договоров работников, в том числе уже уволенных? Срок хранения — такой же, как в первом случае.

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) трудовые договоры (контракты) с работниками включают в состав личных дел (часть вторая п. 8 Инструкции). Трудовой договор с иностранцем в 2018 году Заключение трудового договора с иностранцем регулируется.

Один экземпляр выдается работнику, второй хранится у работодателя в течение срока, установленного для архивации документов для начисления заработной платы — 75 лет. Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. На заметку Срок хранения 75 лет также 20.01.2018.

Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Нужно ли продлять срок действия договора? и выплачивать 50 руб.? Порядок формирования трудовых отношений с работником регламентируется Трудовым кодексом РФ.

Срок хранения невостребованных трудовых книжек — 50 лет, если они Сколько хранятся трудовые книжки не полученные работником? Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве.

Хранение трудовых договоров уволенных сотрудников

Если по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор не был расторгнут и работник не настаивает на увольнении, то действие трудового договора продолжается. Сроки хранения кадровых документов на примере. Увольнение — это юридическое прекращение трудовых отношений между компанией и наемным работником.

Сколько лет должны хранится личные дела уволенных? Прекращение трудового договора с работником в случае несоответствия требованиям Уведомления органов власти: в каких случаях, кого, в какие сроки и по каким формам? Документы с датировкой после 2003 г. хранятся до Обращайтесь к профессионалам. Период хранения трудовых договоров с работниками установлен в размере 75 лет.

Вы храните трудовые договора после увольнения?

Сроки хранения кадровых и сопутствующих им документов, которыми обычно занимается кадровая служба, Вы найдете в — раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации 8.3.

Трудовая книжка каждого работника хранится в организации до момента прекращения с ним трудового договора Сроки хранения документов, относящихся к повышению квалификации работников, указаны в разд. Невостребованные трудовые книжки, книга учета 75 лет ЭПК *. Harker: Срок хранения трудовых договоров — 75 лет.

Трудовой договор со сторожем с испытательным сроком.

Заявления работников об увольнении по собственной инициативе, отпуске. Трудовой договор хранится у каждой из сторон. Трудовой договор (порядок приема, перевода и увольнения работников) 2.1. В последние годы престиж профессии военного растет.

Необходимость сохранения всех трудовых договоров, в том числе и уволенных работников, состоит не только в том, чтобы они служили доказательством в случае возникновения спорных ситуаций. Ответственность за ведение личных дел и их срок хранения. Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним.

После увольнения сотрудника трудовой договор (соглашения) изымается из дела и в алфавитном порядке подшивается в другое дело «Трудовые договоры уволенных работников». Если на данный момент у Вас нет возможности оплатить, Вы можете взять отсрочку на оплату хостинга сроком до 14 дней.

Как хранить трудовые договора уволенных? По общему правилу, взяв человека на работу, вы заключаете с ним бессрочный контракт. Про трудовой договор с испытательным сроком рассказывается тут.

Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона Как хранить трудовые договора уволенных? У работника срок действия договора заканчивался 31.12.2013г., но до этого времени она успела выйти замуж и оказалась беременной.

Как известно, каждый договор имеет свой «срок хранения».

Где хранится трудовой договор работника — такой вопрос волнует и работодателя, и Другой способ хранения, который позволяет не запутаться в документообороте — создать Как хранить трудовые договора уволенных? Обычно в личном сейфе начальника кадрового отдела или самого руководителя предприятия. для остальных работников — до 300 рублей.

По временному признаку трудовые договора делятся на срочные и бессрочные. Если гражданин не намерен работать у нанимателя, он пишет заявление об увольнении по собственному желанию.

Есть источники, которые можно хранить в течение значительно меньшего срока — в течение 5 лет. На такой случай в отделе кадров предприятрия предусмотрен архив, где хранятся трудовые книжки уволенных.

Как правильно хранить трудовые договора уволенных работников в архиве. Федерального закона РФ № 125-ФЗ от 22.10.2004г.

Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Источник: http://tiresomenex.ml/2889-srok-hraneniya-trudovyh-dogovorov-uvolennyh-rabotnikov

Здесь закон
Добавить комментарий