Образец графика документооборота в бухгалтерии бюджетного учреждения

Документооборот и порядок хранения документов

Образец графика документооборота в бухгалтерии бюджетного учреждения

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных учетных документов организациями, в том числе казенными учреждениями, регламентирован действующим Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР по согласованию с ЦСУ СССР от 29 июля 1983 г. № 105.

Документооборот в учреждении, под которым понимают движение первичных учетных документов (создание, получение от других организаций, принятие к учету, обработка, передача в архив), регламентируется графиком, примерная форма которого приведена в табл. 3.3.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, а руководитель учреждения утверждает данный документ. До каждого исполнителя доводится выписка из графика с перечислением документов, относя

Таблица 3.3. Примерная форма графика документооборота

щихся к сфере его деятельности, сроки их представления в бухгалтерскую службу.

По истечении каждого отчетного месяца первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим Журналам операций, должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы.

При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за несколько месяцев в одну папку (дело), на обложке которой необходимо указать: наименование учреждения, название и порядковый номер папки (дела); отчетный период — год и месяц; начальный и последний номера Журналов операций; количество листов в папке (деле).

В соответствии с Законом о бухгалтерском учете под учетной политикой понимается совокупность принятых организацией способов ведения бухгалтерского учета (первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности).

Учетная политика включает в себя методологическое, организационное и техническое обеспечение учетного процесса.

Методологический раздел учетной политики регламентирован Инструкцией по бюджетному учету, где определены:

  • o критерии, при соблюдении которых актив признается основным средством, нематериальным активом, непроизведенным активом, материальным запасом;
  • o правила оценки нефинансовых активов;
  • o порядок начисления амортизации по основным средствам и нематериальным активам;
  • o порядок формирования стоимости материальных запасов.

Помимо этого учреждения должны руководствоваться правилами формирования учетной политики, закрепленными ст. 6 Закона о бухгалтерском учете. Они приведены в табл. 3.4.

Таблица 3.4. Правила формирования учетной политики

Перечень правилЗаконодательная норма (Закон о бухгалтерском учете)
Учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бюджетного учетап. 3 ст. 6
Принятая организацией учетная политика применяется последовательно из года в годп. 4 ст. 6
Изменение учетной политики может производиться в случаях изменения законодательства РФ или нормативных актов органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, разработки учреждением новых способов ведения бухгалтерского учета или существенного изменения условий деятельности учрежденияп. 4. ст. 6
Изменения учетной политики должны вводиться с начала финансового годап. 3 ст. 6

Приказ об учетной политике учреждения должен раскрывать способы и средства бюджетного учета, по которым допускается их выбор, либо они вообще не регламентированы нормативными актами. В приказ не следует включать обильные цитаты из законов и инструкций. Ряд разделов учетной политики может быть оформлен отдельными приказами либо дан в виде приложений.

В документе «Учетная политика учреждения» должны быть отражены следующие вопросы регламентации бюджетного учета.

1. Общие вопросы организации учета.

В соответствии со ст. 6 Закона о бухгалтерском учете существует три варианта организации бухгалтерской службы в учреждении:

  • o бухгалтерская служба как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
  • o введение в штат должности бухгалтера;
  • o передача ведения бюджетного учета централизованной бухгалтерии.

Отражая один из вышеуказанных видов организации бухгалтерской службы в приказе об учетной политике, необходимо сформировать следующие положения, которые могут быть как самостоятельными документами, так и приложением к приказу:

  • o Положение о бухгалтерии (или централизованной бухгалтерии). Для централизованной бухгалтерии крайне необходимо определить порядок взаимоотношений с обслуживаемым учреждением;
  • o должностные инструкции специалистов бухгалтерии.
  • 2. Порядок и сроки проведения инвентаризации нефинансовых активов, обязательств.

Порядок, количество и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Персональный состав инвентаризационных комиссий может утверждаться как в рамках учетной политики, так и отдельными приказами.

При этом должна утверждаться комиссия для проведения внезапной ревизии кассы, частота контрольной инвентаризации денежных средств (при наличии бухгалтерской службы как структурного подразделения).

3. Рабочий план счетов.

Приводится сформированный рабочий план счетов, который не противоречит Плану счетов бюджетного учета.

4. График документооборота.

В виде приложения к приказу об учетной политике необходимо составить и привести график документооборота, содержащий перечень и формы первичных учетных документов, сроки их составления, а также перечень должностных лиц, ответственных за оформление, исполнение, обработку и проверку каждого документа, срок его исполнения и порядок передачи в архив.

5. Технология обработки учетной информации.

Так как в современных условиях КУ имеют широкую возможность выбора программных продуктов для ведения бюджетного учета, используемый программный продукт следует указать в учетной политике.

6. Формы первичных учетных документов.

Если учреждение при отражении фактов хозяйственной деятельности применяет документы, не утвержденные Инструкцией по бюджетному учету или не имеющие унифицированную форму, то тогда утверждается перечень таких неунифицированных форм. При этом необходимо учитывать установленные п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете требования к оформлению первичных учетных документов.

7. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Утверждается перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов в соответствии с п. 3 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

8. Структура инвентарного порядкового номера.

В соответствии с п. 18 Инструкции по бюджетному учету основному средству присваивается уникальный инвентарный порядковый номер. Однако правила составления инвентарного номера не определены. Поэтому бюджетному учреждению необходимо самостоятельно сформировать эти правила и отразить в учетной политике.

9. Учет расчетов с подотчетными лицами.

Необходимо отразить предельный размер и период времени, в течение которого полученные денежные средства должны быть использованы, сроки представления работником Авансового отчета.

10. Способ оценки имущества, получаемого в виде пожертвования.

Оценка имущества, полученного в виде пожертвования (за исключением денежных средств) может определяться постоянно действующей инвентаризационной комиссией по рыночным ценам, в случае, если жертвователь не указал стоимость имущества или нет подтверждающих документов.

Ниже приведен пример приказа «Об учетной политике» казенного образовательного учреждения.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», правилами бюджетного учета, установленных Инструкцией по бюджетному учету, положениями бюджетного законодательства, иными нормативными правовыми актами РФ ПРИКАЗЫВАЮ:

  • 1. Утвердить единую Учетную политику (указывается наименование учреждения).

Источник: https://studme.org/1081100713193/buhgalterskiy_uchet_i_audit/dokumentooborot_poryadok_hraneniya_dokumentov

Документы и документооборот в бухгалтерском учете

Образец графика документооборота в бухгалтерии бюджетного учреждения

          Документооборот в бухгалтерском учете представляет собой создание или получение от других организаций первичных документов, принятие их к учету, обработку и передачу в архив.

          При этом принятая система документирования хозяйственной деятельности должна обеспечивать полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности, способствовать выявлению скрытых резервов.

Отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности должно быть построено исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания и условий хозяйствования.          Документация должна также обеспечивать тождественность данных аналитического и синтетического учета, способствовать оптимизации налогообложения организации.          

1. Документы в бухгалтерском учете и их классификация

          Документ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Однако для целей оформления документов в бухгалтерском учете согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее —  Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности), применимы только бумажные или машинные носители информации.

При этом организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

          Документы бухгалтерского учета составляются по унифицированным формам, что обусловлено необходимостью упорядочения информационных потоков, обеспечения сравнимости учетных и отчетных данных, их полноты и достоверности, исключения дублирования информации.

          Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), утвержденным постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299. Система учетной документации, построенная в соответствии с этим документом, приведена в Приложении 1.

          В целом документы бухгалтерского учета можно разделить на три уровня: первичная учетная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская документация. Такая градация полностью отвечает определению документооборота в бухгалтерском учете, последовательности и логике документирования хозяйственной деятельности организации.

          Первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, служат документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции.          Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.     

     Бухгалтерская отчетность согласно Положению по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99, утвержденному приказом Минфина России от 06.07.

1999 N 43н (ПБУ 4/99), представляет собой единую систему данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемую на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

          Учетная документация неотделима от организационно-распорядительной документации организации, договоров, которые являются базой для составления бухгалтерских документов или определяют порядок их оформления, подписания и т.д.          

2. Организационно-распорядительная документация

          Бухгалтеру приходится постоянно работать с организационно-распорядительной документацией организации — составлять документы, использовать содержащиеся в них сведения для подготовки и проведения учетных работ, визировать отдельные распорядительные документы.

В рамках своих должностных обязанностей главный бухгалтер выполняет следующие функции:          — осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности организации;          — формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику исходя из структуры и особенностей деятельности организации, необходимости обеспечения ее финансовой устойчивости;          — возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота;          — обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности в организации и в ее подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности организации, ее имущественном положении, доходах и расходах, а также разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины;          — организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, материально-производственных запасов и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности организации, а также финансовых, расчетных и кредитных операций;          — обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов, составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, выполняемых работ (услуг), расчеты по заработной плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников организации;     

     — осуществляет контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за установлением должностных окладов работникам организации, проведением инвентаризаций основных средств, материально-производственных запасов и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях организации;          — участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат;          — принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и материально-производственных запасов, нарушений финансового и хозяйственного законодательства;          — участвует в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и материально-производственных запасов, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы, а при отсутствии в организации юридических служб непосредственно осуществляет эту функцию;          — принимает меры по накоплению финансовых средств для обеспечения финансовой устойчивости организации;          — осуществляет взаимодействие с банками по вопросам размещения свободных финансовых средств на банковских депозитных вкладах (сертификатах) и приобретения высоколиквидных государственных ценных бумаг, контроль за проведением учетных операций с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами;          — ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив;          — участвует в разработке и внедрении рациональной плановой и учетной документации, прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники;          — обеспечивает составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы;     

Источник: http://www.nalvest.ru/nv-books/detail.php?ID=1814

Документооборот. График документооборота

Образец графика документооборота в бухгалтерии бюджетного учреждения

Документооборот — это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

График документооборота — это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.
Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

• таксировка (расценка) — предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

• группировка — подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

• контировка — указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Сроки хранения первичных документов

Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет.

Архивным законодательством установлены различные сроки хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000г.). Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет.

Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

В соответствии с п.5 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98) (утв. Приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. N 60н) в составе учетной политики организации утверждаются в том числе и правила документооборота и технология обработки учетной информации.

В различных документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н), неоднократно упоминаются график документооборота и необходимость его соблюдения.

Однако как составляется такой график, какие требования предъявляются к его оформлению, в данных документах не разъяснено.

В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г.

N 105 по согласованию с ЦСУ СССР, изложен порядок организации документооборота, в соответствии с которым движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.

График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово — экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.

) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика.

В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Обращаем ваше внимание, что пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204)

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

В соответствии со ст.17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями от 23 июля 1998 г.) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Антон Гаген

Информационное Агентство «Финансовый Юрист»

Источник: http://www.financial-lawyer.ru/newsbox/document/165-528027.html

Здесь закон
Добавить комментарий