Нужно ли заполнять авансовый отчет при оплате корпоративной картой

Корпоративная платежная карточка. Учет карточки и приобретений с ее и

Нужно ли заполнять авансовый отчет при оплате корпоративной картой

       

   Корпоративная платежная карточка (КПК) стала неотъемлемым атрибутом многих предприятий.

Ведь такая карточка позволяет осуществлять необходимые операции более удобным способом — тратить меньше времени и обходиться без составления определенных документов.

Что такое КПК и как учитывается приобретение с ее помощью товаров (работ, услуг) — об этом поговорим во вступительной статье сегодняшнего тематического номера.

   

   Нестеренко Максим, налоговый эксперт

      Перед тем, как непосредственно перейти к учету приобретений с использованием КПК, давайте разберемся, что это такое.   
   Начнем с того, что платежная карточка — это электронное платежное средство в виде эмитированной в установленном законодательством порядке пластиковой или другого вида карточки, используемое для инициирования перевода средств со счета плательщика или с соответствующего счета банка (п. 1.27 ст. 1 Закона о платежных системах). Целью такого перевода может быть:      — оплата стоимости товаров и услуг;      — перечисление средств со своих счетов на счета других лиц;      — получение средств в наличной форме в кассах банков через банковские автоматы;      — осуществление других операций, предусмотренных соответствующим договором.   

   Банк, являющийся участником платежной системы и осуществляющий эмиссию платежных карточек, может предоставлять такие карточки как физическим лицам, так и субъектам хозяйствования. Карточки, предоставляемые субъектам хозяйствования, — это корпоративные электронные платежные средства, или же КПК (п. 2 разд. ІІ Положения № 705).

      Любая операция, инициированная с помощью КПК, будет отражена в банковской выписке по тому счету, к которому выпущена КПК. Поэтому можно сделать первый вывод:в учете предприятия, которому принадлежит КПК, средства, находящиеся на такой карточке, будут отражены как учитываемые на счете предприятия в банке, по которому осуществляются операции по КПК    Контролировать движение средств по своему карточному счету предприятие может с помощью выписок банка по этому счету.   
   Бухгалтерский учет. Как правило, дата снятия наличности (проведения безналичных расчетов) с использованием КПК совпадает с датой списания средств с текущего счета, операции по которым могут осуществляться с использованием специальных платежных средств, согласно выписке банка.   

   В то же время особенностью платежных систем (организации платежей с помощью специальных платежных средств) является то, что дата фактического списания средств с текущего счета, операции по которому могут осуществляться с использованием специальных платежных средств, не всегда совпадает с датой осуществления операции с помощью платежной карточки.

В момент операции происходит блокирование соответствующей суммы на указанном текущем счете, а уже потом — ее списание. Причем, в зависимости от правил платежной системы, этот период может составлять от одного до нескольких дней. Для учета заблокированной суммы может быть открыт специальный субсчет к счету 313.

На нем средства будут учитываться до момента фактического списания.

      К этому карточному счету предприятие может иметь несколько карточек, и они, по идее, могут одновременно выдаваться разным работникам. КПК является индивидуальной, т. е. ее держателем определено физическое лицо и оно не может передать КПК другому работнику предприятия. Выдачу КПК держателю обычно фиксируют в журнале, который ведется на предприятии в произвольной форме.   

   Оприходование ТМЦ, приобретенных с помощью КПК, происходят в корреспонденции с субсчетом 372 «Расчеты с подотчетными лицами».

Указанная проводка делается на дату, когда подан и утвержден авансовый отчет. В момент списания заблокированных средств с КПК задолженность «закрывается».

В дальнейшем приобретенные ТМЦ отражаются на счетах класса расходов в периоде фактического использования.

   

   Налог на прибыль. В налоговоприбыльном учете никаких существенных особенностей приобретения товаров с помощью КПК нет.

База обложения налогом на прибыль формируется на основании бухучетного финрезультата (п.п. 134.1.1 НКУ).

Следовательно, стоимость ТМЦ, приобретенных с помощью КПК, отразится в расходах предприятия того отчетного периода, в котором они списаны на расходы.

   

   НДС. В НДС-учете налоговый кредит возникает по общему правилу «первого события» (п. 198.2 НКУ). Но с одной особенностью. Поскольку налоговая накладная или ее заменитель в этом случае прилагается к авансовому отчету, налоговый кредит возникает не ранее даты, на которую был подан такой отчет (см. консультацию в БЗ, подкатегория 101.14).

   

   И если вы осуществляете приобретение на сумму более 200 грн. — требуйте налоговую накладную, поскольку по кассовому чеку вы налоговый кредит в этом случае не получите (п.п. «б» п. 201.11 НКУ).

       Выше мы уже говорили о том, что приобретение товаров с помощью КПК невозможно провести в бухучете без составления авансового отчета. Потому что именно с помощью авансового отчета лицо, которому выдана карточка, отчитывается об использовании средств на КПК. Другими словами, с учетной точки зрения,предоставление работнику КПК еще не означает, что работнику выдали деньги под отчет
   Но! В дальнейшем в случае применения корпоративной платежной карточки выданными под отчет ее держателю будут средства, списанные с банковского счета предприятия в связи со снятием наличных в банкоматах или осуществлением безналичных расчетов с помощью карточки. Поэтому именно эту (списанную) сумму нужно будет отражать в Отчете как полученную. В отличие, скажем, от личнойплатежной карточки: тамОтчет должен быть подан навсю сумму аванса, перечисленную на личный счет работника.   Кроме того, важным является то, чтолица, получившие наличность с текущего счета с помощью корпоративных или личных платежных карточек, используют ее по назначению без оприходования в кассе (п. 2.12 Положения № 637)
   В случае получения наличности с банковского счета с применением КПК в бухгалтерию предприятия, кроме прочего, необходимо подать документы, свидетельствующие о получении наличности с этого счета (п. 2.12 Положения № 637). Такими документами могут быть чек банкомата, копия расходного ордера, квитанция платежного терминала (слип), квитанция торгового терминала и т. п. (см. письмо ГНСУ от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214// «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 41, с. 38). Но даже если такие документы не поданы, бухгалтерия все равно принимает Отчет подотчетного лица и со своей стороны прилагает усилия, чтобы подтвердить факт получения наличности со счета (см. письмо Миндоходовот 23.09.2013 г. № 11727/6/99-99-19-03-02-15).   

   Сроки подачи Отчета об использовании подотчетных средств установлены пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ. Если аванс выдавался с применением КПК, то этот срок составляет:

   

   — до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник приобрел товары (работы, услуги) по доверенности и за счет субъекта хозяйствования, выдавшего деньги под отчет (п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ)* — если расчеты за товары осуществлялись НЕ в командировке;

   

    * Несмотря на то, что в абзаце первом п.п. 170.9.3 НКУ идет речь и о командировке, и о гражданско-правовых действиях, далее в пп. «а» и «б» п.п. 170.9.3 НКУ говорится только о расходах в командировках. Из этого делаем вывод, что п.п. 170.9.

3 НКУ регулирует сроки подачи Отчета об использовании подотчетных средств только в случаях осуществления расходов в командировках. То есть на случаи выдачи под отчет средств на производственные (хозяйственные) нужды его требования не распространяются.

А следовательно, при возврате средств, выданных на такие цели (независимо от формы выдачи подотчетных средств), действуют нормы п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ.

   

   — до окончания 3-го банковского дня после окончания командировки (п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ) — если расчеты за товары осуществлялись в командировке наличностью, снятой с использованием платежных карточек;

   

   — не позднее 10 банковских дней после окончания командировки (до 20 банковских дней**при наличии уважительных причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ) — если расчеты за товары осуществлялись в командировке в безналичной форме.

   

    ** Срок подачи Отчета об использовании подотчетных средств продлевается работодателем для выяснения вопросов по выявленным расхождениям между соответствующими отчетными документами.

      Именно такое разъяснение о сроках подачи Отчета при применении КПК предоставляет консультация из БЗ, подкатегория 103.02. Подробнее о составлении авансового отчета читайте в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 40.      В завершение рассмотрим учет приобретения товаров с помощью КПК на примере.   

   Пример. Предприятие выдало работнику КПК, на которую перечислило 1000 грн. для приобретения ТМЦ. Работник приобрел ТМЦ на 960 грн. (в том числе НДС — 160 грн.). В подтверждение покупки ТМЦ предоставлены чек РРО, налоговая накладная и квитанция платежного терминала.

   

№ п/п хозяйственной операцииБухгалтерский учет
дебеткредитсумма, грн.
1Перечислены деньги на текущий счет, операции по которому могут осуществляться с использованием КПК3133111000
2Выдана работнику КПКВ журнале осуществляется запись о выдаче платежной карточки работнику
3Оплачены ТМЦ с помощью КПК (средства блокированы)3131313960
4Оприходованы приобретенные ТМЦ (составлен авансовый отчет)20372800
5Отражена сумма налогового кредита до регистрации НН644/1372160
6Списаны средства с КПК в счет оплаты ТМЦ3723131960
7НН зарегистрирована в ЕРНН641644/1160

      Полагаем, что о приобретении товаров с помощью КПК сказано уже достаточно. Переходим к использованию КПК и ЛПК в командировке. 

  • КПК — это платежное средство, которое выдается эмитентом (банком) субъекту хозяйствования.
  • Использование работником средств с КПК для приобретения товаров требует составления авансового отчета.
  • Налоговый кредит по НДС при приобретении товаров с использованием КПК отражается не ранее даты, на которую составлен авансовый отчет.

   Подписаться на «Налоги и бухгалтерський учет»

Источник: https://buhgalter911.com/news/news-637487.html

Помощник бухгалтера в 1С

Нужно ли заполнять авансовый отчет при оплате корпоративной картой

В этом уроке мы рассмотрим отражение в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) операций с корпоративными картами.

Корпоративной называется банковская карта, привязанная к карточному счёту организации.

Обычно организация заводит специальный карточный счёт в банке и привязывает к этому счёту нужное количество банковских карт, которые называются корпоративными.

На этот карточный счёт организация переводит средства со своего основного расчётного счёта, а сотрудники организации, которым выданы корпоративные карты, снимают деньги с этих карт себе под отчёт.

Затем сотрудники отчитываются о расходовании средств снятых по корпоративным картам при помощи авансовых отчётов.

Плюсы корпоративных карт очевидны:

  •  сокращаются расходы и время  на выдачу денежных средств под отчёт
  • снижается риск потери наличных денежных средств
  • появляется возможность снимать средства с карты в нужной валюте (незаменимая вещь при заграничных командировках)
  • появляется контроль за расходованием средств онлайн (например, при помощи мобильного приложения)
  • появляется возможность устанавливать лимиты как для карточного счёта в целом, так и для корпоративных карт в частности
  • появляется возможность совершать покупки в интернете

Требования при работе с корпоративными картами:

  • средства, снятые с карт не могут быть использованы для расчётов с сотрудником по оплате труда и вообще для каких-либо выплат социального характера
  • с банком заключается договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт, к которому прилагается список сотрудников, которые будут пользоваться этими картами

 При этом, как поправила меня одна из читательниц, возможно снятие наличных по корпоративной карте с их внесением в кассу для выдачи заработной платы. 

Напоминаю, что это урок и вы можете смело повторять мои действия в своей базе (лучше копии или учебной), главное чтобы версия базы была 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.

Для работы с карточным счётом в бухгалтерии используется счёт 55 «Специальные счета в банках».

Дт 55.04 Кт 51 Перевели деньги с основного расчётного счёта на карточный.Дт 71 «Иванов» Кт 55.04 Сотрудник Иванов снял деньги по корпоративной карте под отчёт.Дт 91.02 Кт 55.04 Комиссия банка за снятие наличных.Дт 20 Кт 71 «Иванов» Сотрудник Иванов отчитался об использовании денежных средств.

Посмотрим теперь эти же операции в «тройке» (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0).

Организация пополняет карточный счёт, к которому привязаны корпоративные карты сотрудников

Перевод денежных средств с основного расчётного счёта организации на карточный оформляется обычным списанием с расчетного счета.

Заходим в раздел «Банк и касса» пункт «Банковские выписки»:

Создаём документ «Списание с расчетного счета»:

Указываем вид операции «Перевод на другой счет организации», наш карточный счёт и бухгалтерский счет 55.04.

Проводим документ:

Сотрудники снимают деньги с корпоративных карт, привязанных к карточному счёту организации

Снятия денег сотрудником через корпоративную карту отображается тем же документом списания с расчетного счета.

Указываем вид операции «Перечисление подотчетному лицу»; в качестве счета указываем 55.04 и наш карточный счет; в качестве получателя (подотчетного лица) выступает держатель карты:

Проводим документ:

Банк взимает комиссию за снятие наличных по корпоративной карте

В момент снятия сотрудником наличных по корпоративной карте банк удержит комиссию. Эта комиссия также оформляется документом списания с расчётного счёта:

Проводим документ:

Сотрудник отчитывается за потраченные деньги, снятые по корпоративной карте

И, наконец, снявший под отчет деньги сотрудник обязан по ним отчитаться — приложить оправдательные документы.

В бухгалтерии эта операция отражается документом «Авансовый отчет».

Заходим в раздел «Банк и касса» пункт «Авансовые отчеты»:

Создаём новый документ:

Проводим его:

Вот так легко и просто можно работать с корпоративными картами в 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.

Мы молодцы, на этом всё 

Кстати, подписывайтесь на новые уроки…  

Дополнения от читателей

Бухгалтер Ольга Климова поделилась ценными дополнениями к статье — я с удовольствием публикую их для всех читателей.

В очень небольших организациях корпоративная именная карта может открываться прямо к основному расчетному счету. Сбербанк, например, активно практикует это для микропредприятий. И тогда учет ведется без использования счета 55 и «Списания с расчетного счета». Сотрудник просто обналичивает деньги через банкомат или расплачивается карточкой: Дт 71 Кт 51.

Цитата из статьи: «… Организация пополняет карточный счёт, к которому привязаны корпоративные карты сотрудников … Создаём документ 'Списание с расчетного счета' …».

Удобнее всё-таки создать сначала 'Платежное поручение', выгрузить его в банк и тем самым осуществить реальный перевод денег, а не только проведение в 1с.

А уже потом на основании него сделать 'Списание с расчетного счета'.

 К сожалению, далеко не все бухгалтеры-операторы четко понимают разницу между 'Платежным поручением' и 'Списанием с расчетного счета', и зачем вообще всё это нужно.

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора). Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.

Нажмите одну из кнопок, чтобы поделиться:

Источник: https://helpme1c.ru/uchimsya-rabotat-s-korporativnymi-kartami-1sbuxgalteriya-8-3-redakciya-3-0

Авансовый и корпоративная карта

Нужно ли заполнять авансовый отчет при оплате корпоративной картой
не уверена, что так правильно, но я бы на бумаге и в программе делала по разному. в программе — по банковской выписке списание в пользу поставщика. поскольку я тоже понимаю, что проводить через 372 счет непонятно как.

на бумаге в авансовом отчете расчетную часть не заполнять.

счет, который используют при расчете с корп. карточками называется карточный тип счета. и куда документы по движению по этому счету прилепить кроме как авансового…

хуже не будет, а от НДФЛа точно убережешься. имхо

не уверена, что так правильно, но я бы на бумаге и в программе делала по разному. в программе — по банковской выписке списание в пользу поставщика. поскольку я тоже понимаю, что проводить через 372 счет непонятно как. на бумаге в авансовом отчете расчетную часть не заполнять.

счет, который используют при расчете с корп. карточками называется карточный тип счета. и куда документы по движению по этому счету прилепить кроме как авансового…

хуже не будет, а от НДФЛа точно убережешься. имхо

Page 3

не уверена, что так правильно, но я бы на бумаге и в программе делала по разному. в программе — по банковской выписке списание в пользу поставщика. поскольку я тоже понимаю, что проводить через 372 счет непонятно как.

на бумаге в авансовом отчете расчетную часть не заполнять.

счет, который используют при расчете с корп. карточками называется карточный тип счета. и куда документы по движению по этому счету прилепить кроме как авансового…

хуже не будет, а от НДФЛа точно убережешься. имхо

Page 4

не уверена, что так правильно, но я бы на бумаге и в программе делала по разному. в программе — по банковской выписке списание в пользу поставщика. поскольку я тоже понимаю, что проводить через 372 счет непонятно как.

на бумаге в авансовом отчете расчетную часть не заполнять.

счет, который используют при расчете с корп. карточками называется карточный тип счета. и куда документы по движению по этому счету прилепить кроме как авансового…

хуже не будет, а от НДФЛа точно убережешься. имхо

Page 5

не уверена, что так правильно, но я бы на бумаге и в программе делала по разному. в программе — по банковской выписке списание в пользу поставщика. поскольку я тоже понимаю, что проводить через 372 счет непонятно как.

на бумаге в авансовом отчете расчетную часть не заполнять.

счет, который используют при расчете с корп. карточками называется карточный тип счета. и куда документы по движению по этому счету прилепить кроме как авансового…

хуже не будет, а от НДФЛа точно убережешься. имхо

Page 6

не уверена, что так правильно, но я бы на бумаге и в программе делала по разному. в программе — по банковской выписке списание в пользу поставщика. поскольку я тоже понимаю, что проводить через 372 счет непонятно как.

на бумаге в авансовом отчете расчетную часть не заполнять.

счет, который используют при расчете с корп. карточками называется карточный тип счета. и куда документы по движению по этому счету прилепить кроме как авансового…

хуже не будет, а от НДФЛа точно убережешься. имхо

Page 7

не уверена, что так правильно, но я бы на бумаге и в программе делала по разному. в программе — по банковской выписке списание в пользу поставщика. поскольку я тоже понимаю, что проводить через 372 счет непонятно как.

на бумаге в авансовом отчете расчетную часть не заполнять.

счет, который используют при расчете с корп. карточками называется карточный тип счета. и куда документы по движению по этому счету прилепить кроме как авансового…

хуже не будет, а от НДФЛа точно убережешься. имхо

Page 8

не уверена, что так правильно, но я бы на бумаге и в программе делала по разному. в программе — по банковской выписке списание в пользу поставщика. поскольку я тоже понимаю, что проводить через 372 счет непонятно как.

на бумаге в авансовом отчете расчетную часть не заполнять.

счет, который используют при расчете с корп. карточками называется карточный тип счета. и куда документы по движению по этому счету прилепить кроме как авансового…

хуже не будет, а от НДФЛа точно убережешься. имхо

Page 9

не уверена, что так правильно, но я бы на бумаге и в программе делала по разному. в программе — по банковской выписке списание в пользу поставщика. поскольку я тоже понимаю, что проводить через 372 счет непонятно как.

на бумаге в авансовом отчете расчетную часть не заполнять.

счет, который используют при расчете с корп. карточками называется карточный тип счета. и куда документы по движению по этому счету прилепить кроме как авансового…

хуже не будет, а от НДФЛа точно убережешься. имхо

Page 10

не уверена, что так правильно, но я бы на бумаге и в программе делала по разному. в программе — по банковской выписке списание в пользу поставщика. поскольку я тоже понимаю, что проводить через 372 счет непонятно как.

на бумаге в авансовом отчете расчетную часть не заполнять.

счет, который используют при расчете с корп. карточками называется карточный тип счета. и куда документы по движению по этому счету прилепить кроме как авансового…

хуже не будет, а от НДФЛа точно убережешься. имхо

Page 11

не уверена, что так правильно, но я бы на бумаге и в программе делала по разному. в программе — по банковской выписке списание в пользу поставщика. поскольку я тоже понимаю, что проводить через 372 счет непонятно как.

на бумаге в авансовом отчете расчетную часть не заполнять.

счет, который используют при расчете с корп. карточками называется карточный тип счета. и куда документы по движению по этому счету прилепить кроме как авансового…

хуже не будет, а от НДФЛа точно убережешься. имхо

Page 12

не уверена, что так правильно, но я бы на бумаге и в программе делала по разному. в программе — по банковской выписке списание в пользу поставщика. поскольку я тоже понимаю, что проводить через 372 счет непонятно как.

на бумаге в авансовом отчете расчетную часть не заполнять.

счет, который используют при расчете с корп. карточками называется карточный тип счета. и куда документы по движению по этому счету прилепить кроме как авансового…

хуже не будет, а от НДФЛа точно убережешься. имхо

Page 13

не уверена, что так правильно, но я бы на бумаге и в программе делала по разному. в программе — по банковской выписке списание в пользу поставщика. поскольку я тоже понимаю, что проводить через 372 счет непонятно как.

на бумаге в авансовом отчете расчетную часть не заполнять.

счет, который используют при расчете с корп. карточками называется карточный тип счета. и куда документы по движению по этому счету прилепить кроме как авансового…

хуже не будет, а от НДФЛа точно убережешься. имхо

Page 14

не уверена, что так правильно, но я бы на бумаге и в программе делала по разному. в программе — по банковской выписке списание в пользу поставщика. поскольку я тоже понимаю, что проводить через 372 счет непонятно как.

на бумаге в авансовом отчете расчетную часть не заполнять.

счет, который используют при расчете с корп. карточками называется карточный тип счета. и куда документы по движению по этому счету прилепить кроме как авансового…

хуже не будет, а от НДФЛа точно убережешься. имхо

Page 15

не уверена, что так правильно, но я бы на бумаге и в программе делала по разному. в программе — по банковской выписке списание в пользу поставщика. поскольку я тоже понимаю, что проводить через 372 счет непонятно как.

на бумаге в авансовом отчете расчетную часть не заполнять.

счет, который используют при расчете с корп. карточками называется карточный тип счета. и куда документы по движению по этому счету прилепить кроме как авансового…

хуже не будет, а от НДФЛа точно убережешься. имхо

Page 16

не уверена, что так правильно, но я бы на бумаге и в программе делала по разному. в программе — по банковской выписке списание в пользу поставщика. поскольку я тоже понимаю, что проводить через 372 счет непонятно как.

на бумаге в авансовом отчете расчетную часть не заполнять.

счет, который используют при расчете с корп. карточками называется карточный тип счета. и куда документы по движению по этому счету прилепить кроме как авансового…

хуже не будет, а от НДФЛа точно убережешься. имхо

Page 17

не уверена, что так правильно, но я бы на бумаге и в программе делала по разному. в программе — по банковской выписке списание в пользу поставщика. поскольку я тоже понимаю, что проводить через 372 счет непонятно как.

на бумаге в авансовом отчете расчетную часть не заполнять.

счет, который используют при расчете с корп. карточками называется карточный тип счета. и куда документы по движению по этому счету прилепить кроме как авансового…

хуже не будет, а от НДФЛа точно убережешься. имхо

Page 18

не уверена, что так правильно, но я бы на бумаге и в программе делала по разному. в программе — по банковской выписке списание в пользу поставщика. поскольку я тоже понимаю, что проводить через 372 счет непонятно как.

на бумаге в авансовом отчете расчетную часть не заполнять.

счет, который используют при расчете с корп. карточками называется карточный тип счета. и куда документы по движению по этому счету прилепить кроме как авансового…

хуже не будет, а от НДФЛа точно убережешься. имхо

Page 19

не уверена, что так правильно, но я бы на бумаге и в программе делала по разному. в программе — по банковской выписке списание в пользу поставщика. поскольку я тоже понимаю, что проводить через 372 счет непонятно как.

на бумаге в авансовом отчете расчетную часть не заполнять.

счет, который используют при расчете с корп. карточками называется карточный тип счета. и куда документы по движению по этому счету прилепить кроме как авансового…

хуже не будет, а от НДФЛа точно убережешься. имхо

0

не уверена, что так правильно, но я бы на бумаге и в программе делала по разному. в программе — по банковской выписке списание в пользу поставщика. поскольку я тоже понимаю, что проводить через 372 счет непонятно как.

на бумаге в авансовом отчете расчетную часть не заполнять.

счет, который используют при расчете с корп. карточками называется карточный тип счета. и куда документы по движению по этому счету прилепить кроме как авансового…

хуже не будет, а от НДФЛа точно убережешься. имхо

Источник: https://club.dtkt.ua/read.php?13,1114693,1114841

Как оформить оплату расходов организации банковской картой

Нужно ли заполнять авансовый отчет при оплате корпоративной картой

Для удобства расчетов сотрудников организаций от лица предприятия банки предлагают руководителям и владельцам бизнеса надежный финансовый инструмент – корпоративную банковскую карту. Такая банковская карта привязана к расчетному счету предприятия.  Корпоративная банковская карта – мобильное средство для осуществления платежей лицами, которым эта карта выдана.

Наличие такой карты на предприятии позволит сделать более простыми и удобными расчеты сотрудников организации, например, в командировках. Ведь при расчетах картой, представителям компании нет необходимости расплачиваться наличными деньгами.

Все операции по карте отражаются в отчетах из банка и направляются на привязанный к карте телефон, чаще всего руководителя компании, и на электронную почту, например, главного бухгалтера.   Кроме оплат нужд сотрудников в командировках, с помощью карты могут быть оплачены покупки и услуги других коммерческих организаций в интересах предприятия – владельца карты.

  Средства, списанные со специального счета компании в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными под отчет работнику. В срок, установленный положением об использовании корпоративных карт, работник должен представить авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты.

Может ли директор оплачивать корпоративной картой свои личные покупки? Личные нужды даже директор должен оплачивать исключительно из своей заработной платы. Денежные средства, находящиеся на расчетном счете компании, принадлежат не директору, а организации.

  Поэтому, если все же денежные средства, потраченные с корпоративной банковской карты директором или другим сотрудником предприятия, не соответствуют профилю работы организации, они признаются личными нуждами сотрудника.

  Такие траты сотрудник или директор обязан возместить в кассу или написать заявление, в соответствии с ним данная сумма в полном размере будет удержана из зарплаты работника, должность которого не имеет никакого значения. При любых оплатах, совершенных посредством корпоративной банковской карты, сотрудникам надлежит сохранять все отчетные документы, подтверждающие оплату.

На основании предоставленных в бухгалтерию чеков, квитков, квитанций составляется авансовый отчет, который работник подписывает, а бухгалтер составляет необходимые проводки.

  Чтобы избежать лишних вопросов от проверяющих инспекторов, рекомендуется издать внутренний документ, регламентирующий права и обязанности сотрудников, использующих корпоративную банковскую карту в интересах компании.

  Следует четко прописать, как фиксируется выдача карты на руки сотрудникам, установить лимиты на расходование средств по той или иной статье затрат, а также порядок снятия денежных средств с карты.  Важно указать, что распоряжением руководителя предприятия не предусмотрена процедура приходовать снятые в банкомате денежные средства в кассе организации.

  В правилах отчетности не лишним будет указать, кто из сотрудников вправе получать карту и каким образом проходит в компании отчет о потраченных суммах, так как деньги на корпоративной банковской карте – это те же подотчётные денежные средства, которые могли бы быть получены работников в кассе организации наличными.   Преимущества расчетов с помощью корпоративной банковской карты вместо выдачи подотчетных сумм заключается в оперативности расчетов, по сравнению с другими безналичными перечислениями, и контроле операций по расходованию средств компании подотчетными лицами.  Кроме того, деньги на карте невозможно потерять, без кода злоумышленники не смогут воспользоваться финансами компании. 

С корпоративной картой уполномоченный сотрудник без труда оплатит бронь в гостинице, заплатит за топливо в поездке по служебной необходимости, оплатит товары, способствующие улучшению качества работы предприятия. А что, если работник оплатил расходы своей картой?

Оплата банковской картой сотрудника за организацию

Если сотрудник расплатился своей картой, он вправе рассчитывать на компенсацию затрат, если расходы были согласованы руководителем, и у сотрудника на руках все оправдательные документы, подтверждающие расходы.  Законодательство не запрещает использование личной банковской карты работником для осуществления платежей от лица компании.

Так как, если сотрудник оплачивает товары и услуги за свой счет, не получив для совершения платежа предварительно денежные средства под отчет в кассе, то не важно наличными средствами он это сделал или с помощью банковской карты.

  В данном случае банковская карта лишь означает, что платеж совершен за безналичный расчет, но все также от работника и в интересах компании. Авансовый отчет не оформляется, так как работник не получал деньги авансом.

  Если не получавший денежные средства под отчет сотрудник оплатил товар со своей кредитной карты, как отчитаться в финансовом отделе?  Сотрудник предоставляет в бухгалтерию заявление о возмещении потраченных средств и для оформления расходов прикладывает все документы, подтверждающие эти самые траты.

В заявлении работник вправе указать, каким способом он желает получить возмещение понесенных расходов: на банковскую карту, принадлежащую работнику, или наличными — в кассе. Если это вариант с зачислением денежных средств на личную или зарплатную банковскую карту сотрудника, то работник указывает реквизиты своей банковской карты в заявлении. 

Оплата банковской картой лица, не являющегося сотрудником предприятия

Законом допустим также вариант, когда сотрудником производится за товар или услугу оплата картой лица, не работающего в организации.  В этом случае к заявлению сотрудника на возмещение затрат прикладывается уведомление от лица, на чье имя оформлена карта, с которой осуществлялся платеж.

В этом уведомлении владелец карты поясняет, что не возражал против оплаты товара или услуги принадлежащей ему картой.  

Если платеж произведен с банковской карты супруги или супруга, работающего на предприятии сотрудника, осуществившего платеж, заявление с подтверждением согласия не потребуется.

Оплата расходов банковской картой. Авансовый отчет

Если сотрудник получил денежные средства под отчет в кассе предприятия, а расплатился, оплачивая услуги или товары, действуя в интересах компании и по согласованию с руководством организации, то это тоже законом не возбраняется. В этом случае налоговики потребуют предъявить авансовый отчет на выданную сумму и оправдательные чеки, бланки, квитанции.

  Еще один вариант, разрешенный законом – это внесение подотчетной суммы бухгалтером компании на банковскую карту работника, которой сотрудник оплачивает, например, расходы по ГСМ. Если сотрудник расплачивается кредитной картой, а не дебетовой, то это не меняет алгоритма действий по оплате и сбору документации ни со стороны работника, ни с позиции компании, и законом тоже допускается.

Налоговики также не возражают против осуществления платежей за организацию сотрудником его кредитной картой, то есть можно оплатить товар кредитной картой сотрудника.

В случае, если денежные средства под отчет были выданы в бухгалтерии одному сотруднику, а оплата совершена банковской картой другого сотрудника этого же предприятия, то работником, который получил сумму под отчет, предоставляет в финансовый отдел авансовый отчет.

Оплата банковской картой другого сотрудника отражается в заявлении, приложенным к авансовому отчету подотчетного лица, в котором указывается, что оплата произведена с согласия владельца карты. 

Рекомендуется также к такому авансовому отчету приложить расписку от владельца карты о том, что он получил компенсацию за расходы по принадлежащей ему банковской карте от подотчетного лица в полном размере.

Сотрудник оплатил услуги со своей банковской карты: как отчитаться

Используя, например, в аренду автомобиль или заказав перевозку мебели из офиса на склад, и действуя в интересах компании, сотрудник оплатил услуги со своей кредитной карты, как отчитаться в бухгалтерии, чтобы получить возмещение? Услуга ничем не отличается по алгоритму возмещения в этом случае от товара.

Работнику достаточно предоставить в финансовый отдел или бухгалтерию заявление о возмещении расходов и приложить к нему все чеки и квитанции, подтверждающие платежи. Требованием по предоставлению отчета о потраченных средствах является своевременность предоставления отчетности.

Законом определен срок – три дня после совершения сотрудником платежа или приезда из командировки и выхода на работу.

  При нарушении сроков подачи оправдательной документации в бухгалтерию организации, расходы признаются руководителем необоснованными, и работнику откажут в возмещении затрат, а если сумма была выдана ранее под отчет, то она будет высчитана из зарплаты сотрудника. 

Налоговый и бухгалтерский учет услуги не отличаются от учета товара. 

Как учесть в налоговом учете оплату с карты

Деньги, которые бухгалтер перечисляет на карты сотрудникам подотчет или на корпоративную карту, остаются деньгами компании. При получении оправдательной документации, подтверждающей правомерность учета таких расходов, бухгалтер учитывает затраты для уменьшения налогооблагаемой базы.

  НДФЛ в этом случае не начисляется, так как сотрудник не получает экономической выгоды, такие суммы, при зачислении на карту сотруднику, представляются задолженностью работника перед компанией.

После предоставления чеков, бланков, квитанций, подтверждающих расходы в пользу компании, расходы распределяются в затратах компании бухгалтером в соответствии со статьей расхода.

  Если сотрудник не предоставил необходимых подтверждений того, что деньги были потрачены в интересах компании, подотчетная сумма вычитается бухгалтером из заработной платы сотрудника с начислением на нее НДФЛ 13 процентов. Так как такие суммы принимаются в качестве экономической выгоды работника.

 

Например, при принятой в компании практики оплаты работникам мобильной связи за счет компании, сотрудник пополнил связь со своей банковской карты (проводки в бухгалтерском учете отражают расход на нужды компании и возмещение затрат работнику). Такую оплату бухгалтер учитывает, как расходы компании. Если же работник пополнил счет личного телефона, а политикой компании не предусмотрена компенсация мобильной связи, то эти расходы не будут учтены, как затраты компании.

Заключение

Чтобы избежать спорных ситуаций с проверяющим инспектором, руководителю организации надлежит подписать приказ, предусматривающий правила перечисления денежных средств на банковские карты работников, компенсаций платежей без выдачи денег подотчет и с перечислением авансов.

Рекомендуется регламентировать порядок об оплате товаров или услуг банковскими картами сотрудников и корпоративной картой организации.  Соответствующие указания надлежит зафиксировать и в учетной политике компании.

Сотрудники, которым разрешено руководителем расплачиваться личными банковскими картами и корпоративной картой, обязаны расписаться в документации о том, что они осведомлены о порядке оплаты товаров и услуг в интересах компании банковскими картами.

  Утвержденный список таких сотрудников надлежит прикрепить к приказу руководителя о правилах работы предприятия по расчетам банковскими картами. Сотрудники, совершившие платеж посредством личной банковской карты без получения аванса, вправе рассчитывать на возмещение.

Возмещение возможно, если понесенные расходы признаны руководителем, как нужды предприятия, и на затраты предоставлена подтверждающая документация в виде чека, бланка строгой отчётности, квитанции и т.п. Допускается оплата расходов в интересах компании с банковской карты лица, не оформленного в штате компании.

С 2013 года налоговики позволили бухгалтеру перечислять подотчетные деньги на зарплатные карты работникам. А вот перечисление заработной платы сотрудников на корпоративную карту запрещено.

Если при расходах на нужды компании произведена оплата банковской картой, подтверждающий документ предоставляется в обязательном порядке, независимо от того, товар или услуга были оплачены сотрудником и какой банковской картой это было сделано.

Если документация, подтверждающая правомерность расходов с помощью личной или корпоративной банковской карты не предоставлена, или не оформлена надлежащим образом, сотрудник обязан предоставить объяснительную записку, а сумма затрат возмещается из его зарплаты.    

Источник: http://nalogobzor.info/publ/stati_iz_tematicheskikh_zhurnalov/kak_kompanii_otrazit_v_nalogovom_uchete_pokupku_esli_ee_oplatil_sotrudnik_lichnoj_bankovskoj_kartoj/71-1-0-2233

Здесь закон
Добавить комментарий